Privatlivspolitik

Privatlivspolitik


Privatlivspolitik for Rødekro Badmintonklub


 


Version 1,0 - 06.02.2018


 


Rødekro Badmintonklubs dataansvar


Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


 


Vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.


Kontaktoplysninger på de dataansvarlige i Rødekro Badmintonklub er:


 


Pia Kryger Mikkelsen                                           Vicki Hoffmann


Pileparken 14                                                         Egeparken 33


6230 Rødekro                                                        6230 Rødekro


Tlf. 20837328                                                         Tlf. 30 27 21 23


Pileparken14@gmail.com                                    Vicki@hoffmannfotografi.dk


 


 


Behandling af personoplysninger


Vi behandler følgende personoplysninger


 


Medlemsoplysninger på alle medlemmer samt bestyrelsesmedlemmer - Almindelige personoplysninger:


Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse


 


Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:


 


Oplysninger om ledere og trænere:


Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse, CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest, reg.nr. og kontonr.


 


Oplysninger om motionister:


Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse og CPR-nr., som skal benyttes ifm. Indberetning og beregning af støtte til klubben hos kommunen.


 


Her indsamler vi oplysninger fra


Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:


Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn


Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse



Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger


Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.


Lovlige grunde til behandling er særligt:



Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)


At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig


Behandling efter lovkrav


Behandling med samtykke


 


Formålene:


1: Formål med behandling af medlemsoplysninger:


Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning


Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning


Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven


Levering af varer og ydelser du har bestilt


Administration af din relation til os


 



2: Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:


Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen


Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser


Opfyldelse af lovkrav Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende


Administration af din relation til os


 


 



Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:


 


Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.


Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling


Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.


Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter


Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen


Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet



Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer


Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene


Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende


 


Samtykke


Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.


 


Videregivelse af dine personoplysninger


I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. 8 Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.


 


 


 


Opbevaring og sletning af dine personoplysninger


Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:


 


Medlemmer: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:


Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen



Ulønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:


Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen.



Lønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:


Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om


Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.


 



Dine rettigheder


Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:


Retten til at blive oplyst om behandlingen af data


Retten til indsigt i egne personoplysninger


Retten til berigtigelse


Retten til sletning


Retten til begrænsning af behandling


Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)


Retten til indsigelse Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.


 


 


Revidering af privatlivspolitikken


 Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.